Rutinitas kerja sering menghadirkan banyak tantangan baru yang belum pernah Anda lalui sebelumnya. Salah satu tantangan yang menarik dan belum tentu dirasakan semua orang adalah perjalanan bisnis ke luar negeri. Momen tersebut tentu terasa sangat berbeda dengan aktivitas traveling karena Anda harus melakukan serangkaian persiapan yang memadai.

Kalau Anda bekerja untuk perusahaan asing yang memiliki cabang di tanah air, kemungkinan nanti Anda berkesempatan melakukan perjalanan bisnis ke luar negeri. Jangan lupa melakukan beberapa persiapan penting berikut ini supaya perjalanan tersebut berlangsung lancar:

Membuat Rencana Perjalanan Secara Rinci

Hal pertama yang patut Anda lakukan sebelum menempuh perjalanan bisnis ke luar negeri adalah membuat rencana yang jelas. Catatlah setiap aktivitas yang hendak Anda lakukan selama singgah ke negara tujuan. Selain fokus pada urusan utama, Anda juga bisa menjalani kegiatan lain, seperti mengunjungi klien-klien potensial di negara tersebut. Perencanaan yang matang akan membuat perjalanan semakin efisien. Jangan lupa pula mempertimbangkan berbagai risiko (misalnya kemacetan, perubahan cuaca, dan faktor X lain) yang berisiko menghambat rencana.

Menentukan Estimasi Pengeluaran

Selain melakukan perencanaan perjalanan, persiapan perjalanan bisnis ke luar negeri berikutnya yang tak kalah penting adalah estimasi pengeluaran. Walaupun perjalanan Anda mendapat pembiayaan kantor, tetap saja Anda wajib menghitung estimasi pengeluaran per hari. Jangan sampai pengeluaran jadi membengkak hanya karena sering boros selama melakukan perjalanan ke negara lain. Membeli oleh-oleh tentu sah-sah saja. Namun, usahakan agar bujet oleh-oleh dan pengeluaran tak terduga lainnya tidak berlebihan.

Menyiapkan Dokumen Penting yang Berkaitan dengan Pekerjaan

Perjalanan bisnis ke luar negeri juga tak lepas dari persiapan berupa dokumen penting berkaitan dengan pekerjaan. Siapkan seluruh dokumen softcopy maupun hardcopy secara teliti agar tidak ada yang tertinggal. Jangan lupa melakukan pengecekan beberapa kali untuk memastikan bahwa persiapan tersebut sudah lengkap. Anda juga bisa meminta bantuan rekan kerja satu tim untuk menyempurnakan persiapan dokumen sesaat sebelum melakukan perjalanan bisnis.

Mengurus Berbagai Persiapan Pribadi Lainnya

Selanjutnya, jangan lupa pula mengurus berbagai persiapan pribadi ketika hendak melakukan perjalanan bisnis ke luar negeri. Beberapa persiapan yang patut dilakukan adalah sebagai berikut:

• Membawa pakaian secukupnya agar tidak membebani barang bawaan secara keseluruhan. Usahakan untuk menyiapkan beberapa stel pakaian formal atau semi formal untuk digunakan saat bekerja. Prioritaskan pakaian bawahan berwarna netral (seperti hitam, cokelat, atau biru dongker) agar bisa digunakan beberapa kali dan mudah dipadukan dengan warna atasan apapun.
• Menyiapkan semua gadget penting untuk mendukung penyelesaian pekerjaan, seperti smartphone, laptop, tablet PC, dan lainnya.
• Membatasi perlengkapan pribadi yang kurang penting, seperti handuk, perlengkapan mandi (toiletries), dan camilan. Karena Anda dapat membeli barang-barang tersebut ketika sudah tiba di negara tujuan.
• Menukarkan mata uang asing negara tujuan secukupnya. Kendati Anda punya kartu kredit standar internasional, uang fisik tetap penting untuk melakukan berbagai transaksi tunai.
• Menjaga kesehatan secara konsisten agar tetap fit dan bersemangat selama bekerja, Usahakan untuk menyantap makanan dengan gizi seimbang, melakukan aktivitas fisik, dan memperoleh waktu tidur yang cukup supaya daya tahan tubuh tetap terjaga.
• Melakukan komunikasi secara intensif dengan tim kerja supaya setiap urusan pekerjaan selesai secara lancar.

Perjalanan bisnis ke luar negeri yang pertama pasti terasa menegangkan sekaligus menyenangkan karena memberikan banyak pengalaman baru. Semoga perngalaman pertama tersebut menjadi pembelajaran berharga yang membuat Anda makin profesional. Jadi, ke negara manakah Anda akan melakukan perjalanan bisnis dalam waktu dekat?